1.1 Wijzigingen 30%-regeling
De 30%-regeling is een fiscale regeling waarbij, onder strikte voorwaarden, maximaal 30% van het salaris belastingvrij mag worden uitbetaald aan personeel dat uit het buitenland is aangetrokken. Dit personeel kampt nogal eens met extra kosten, de zogenoemde extraterritoriale kosten. Deze regeling is vanaf 2024 versoberd. Ook de minimale salarissen zijn in 2024 flink verhoogd.
Maximaal de balkenendenorm
Vanaf 2024 geldt er een maximum voor de 30%-regeling in de vorm van de zogenaamde balkenendenorm. Dit betekent dat deze regeling in 2024 ‘slechts’ over een salaris tot maximaal € 233.000 mag worden toegepast.
Let op!
U hoeft pas vanaf 2026 rekening te houden met de balkenendenorm als u voor de werknemer de 30%-regeling heeft toegepast op het loon van het laatste loontijdvak van 2022.
Afbouw 30%-regeling
Naast het instellen van een maximum wordt de 30%-regeling vanaf 2024 ook afgebouwd. Deze afbouw houdt in dat de regeling vanaf 1 januari 2024 de eerste 20 maanden ongewijzigd mag worden toegepast, dus dat u 30% van het salaris onbelast als kostenvergoeding mag uitbetalen. De daaropvolgende 20 maanden mag u nog maar 20% van het salaris onbelast uitbetalen en de daaropvolgende 20 maanden nog slechts 10%.
Let op!
Deze versobering geldt niet voor bestaande situaties waarbij in het laatste aangiftetijdvak loonheffingen 2023 de 30%-regeling is toegepast. Tot 2027 geldt daarvoor een overgangsregeling.
Let op!
Werknemers die van de 30%-regeling gebruikmaken, hoeven tot en met 2024 geen belasting in box 2 en box 3 te betalen over buitenlands kapitaalinkomen. Dit wordt ook wel de partiële buitenlandse belastingplicht genoemd. Deze faciliteit komt per 2025 te vervallen. Dit geldt niet voor bestaande situaties waarbij in het laatste aangiftetijdvak loonheffingen 2023 de 30%-regeling is toegepast. Tot 2027 geldt daarvoor een overgangsregeling.
Overgangsrecht bij wisseling werkgever
Aan de Belastingdienst is de vraag gesteld of de verschillende soorten overgangsrecht zoals hiervoor beschreven, van toepassing blijven als de werknemer overstapt naar een andere werkgever. De Belastingdienst heeft geantwoord dat het overgangsrecht onder voorwaarden van toepassing blijft.
De voorwaarden zijn dat de 30%-regeling van toepassing blijft. Dit is het geval als de nieuwe werkgever en de werknemer gezamenlijk tijdig – dat wil zeggen binnen vier maanden na indiensttreding – een verzoek doen. Daarnaast mag de periode tussen het einde van de tewerkstelling bij de oude werkgever en de totstandkoming van de arbeidsovereenkomst bij de nieuwe werkgever niet langer zijn dan drie maanden.
Let op!
Het lijkt er niet op dat de versoberingen in de 30%-regeling weer teruggedraaid worden. In het hoofdlijnenakkoord dat PVV, VVD, NSC en BBB op 16 mei 2024 sloten, is hierover in ieder geval niets terug te vinden.
Keuze 30%-regeling of werkelijke kosten
U kunt jaarlijks kiezen tussen toepassen van de 30%-regeling of vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten. Die keuze maakt u in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar en geldt dan voor het hele kalenderjaar.
Tip!
Als u ervoor kiest om de werkelijke kosten te vergoeden en dus geen gebruik wilt maken van de 30%-regeling, geldt de grens van de balkenendenorm niet en heeft u ook niet te maken met de afbouw van de 30%-regeling.
Specifieke deskundigheid
Voor toepassing van de 30%-regeling geldt een aantal voorwaarden. Een daarvan is dat de werknemer een specifieke deskundigheid heeft die niet of nauwelijks op de Nederlandse arbeidsmarkt te vinden is. Een werknemer wordt geacht te voldoen aan de specifieke deskundigheid als de beloning van de werknemer hoger is dan een vastgestelde salarisnorm. Moest dit salaris in 2023 nog minimaal € 41.954 bedragen, vanaf 2024 bedraagt de minimale salarisgrens € 46.107.
Voor werknemers die voor wetenschappelijk onderzoek of onderwijs werken bij een onderzoekinstelling en voor werknemers die arts in opleiding tot specialist (AIOS) zijn, geldt geen salarisnorm. Voor werknemers die instromen en jonger zijn dan 30 jaar en hun masterdiploma hebben behaald, gold voor 2023 nog een salarisnorm van € 31.891. In 2024 bedraagt die salarisnorm € 35.048.
Beschikking nodig
Wilt u de 30%-regeling toepassen, dan moet u voor de betreffende werknemer een beschikking aanvragen bij de Belastingdienst. Uit deze beschikking blijkt onder andere hoe lang u de 30%-regeling maximaal mag toepassen. Wilt u de regeling al vanaf de eerste werkdag toepassen, zorg dan dat het verzoek om de regeling toe te mogen passen binnen vier maanden na de eerste werkdag bij de Belastingdienst binnen is. De Belastingdienst heeft een speciaal formulier voor indiening van dit verzoek.
Let op!
Naast de beschikking is het ook verplicht om toepassing van de 30%-regeling schriftelijk met uw werknemer vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of in een addendum op de arbeidsovereenkomst.
1.2 Verwerken 30%-regeling in aangifte loonheffingen over verstreken loontijdvakken
In de praktijk is het niet altijd duidelijk of en hoe de 30%-regeling kan worden toegepast over tijdvakken waarvan de aangiftetermijn is verstreken. Op 21 december 2023 is daarom een besluit gepubliceerd.
In de volgende situaties en onder de gegeven voorwaarden kan de inhoudingsplichtige voor het toepassen van de 30%-regeling van het volgende uitgaan:
- Gedurende de aanvraagperiode voor een beschikking of een herziening van een beschikking mag, vooruitlopend op deze beschikking, de 30%-regeling in de aangifte loonheffingen worden toegepast in de periode waarvoor de aanvraag of het herzieningsverzoek wordt gedaan. Als de beschikking definitief niet wordt afgegeven voor de gevraagde periode, moeten de aangiften loonheffingen die zijn gedaan over loontijdvakken waarvan de aangiftetermijn is verstreken worden hersteld door middel van het indienen van correctieberichten.
- De inhoudingsplichtige kan er ook voor kiezen om de 30%-regeling – vooruitlopend op de beslissing van de inspecteur – niet toe te passen. In dat geval mogen de aangiften loonheffingen over loontijdvakken waarvan de aangiftetermijn is verstreken worden gecorrigeerd door middel van het indienen van correctieberichten voor de periode waarin volgens de beschikking recht bestaat op de 30%-regeling.
- Als een afgegeven beschikking wordt herzien door het afgeven van een nieuwe beschikking die (deels) ziet op loontijdvakken waarvan de aangiftetermijn is verstreken, mag de 30%-regeling over deze loontijdvakken alsnog worden toegepast door middel van het indienen van correctieberichten.
Voorwaarden
Bovenstaande uitgangspunten gelden alleen ingeval uit de arbeidsrechtelijke afspraken blijkt dat de inhoudingsplichtige aan de werknemer een 30%-vergoeding heeft toegekend en aan alle overige voorwaarden voor toepassing van de 30%-regeling is voldaan.
1.3 Sociale verzekeringsplicht voor grensoverschrijdende telewerkers
In een ander EU-land wonende werknemers die werken voor een in Nederland gevestigde werkgever, kunnen bij de SVB een uitzonderingspositie aanvragen voor de sociale verzekeringen wanneer zij telewerken. Onder voorwaarden zijn ze dan in Nederland sociaal verzekerd in plaats van in het woonland.
Sociaal verzekerd in werkland
Voor de sociale verzekeringen geldt als hoofdregel dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij werkt. Daarbij geldt dat in beginsel minder dan 25% van de arbeidstijd in het woonland gewerkt mag worden. Wordt deze tijd overschreden, dan is de werknemer sociaal verzekerd in zijn woonland.
Nieuwe afspraken
In coronatijd waren er veel grensarbeiders die meer dan 25% van hun arbeidstijd in het woonland werkten. Voor hen was daarvoor een tijdelijke uitzonderingsmaatregel getroffen. Deze is per 1 juli 2023 komen te vervallen. Om telewerkers toch tegemoet te komen, zijn er door EU-landen nieuwe afspraken gemaakt en vastgelegd in een Kaderovereenkomst.
Voorwaarden
Er gelden voorwaarden om in aanmerking te komen voor de uitzondering. Een van de voorwaarden is dat de telewerker minder dan 50% van de arbeidstijd in het woonland werkt, ofwel er moet ten minste 50% van de arbeidstijd in Nederland worden gewerkt.
Aanvragen vóór of vanaf 1 juli 2024
Grensarbeiders die telewerken en die gebruik willen maken van de uitzonderingspositie, kunnen hiervoor bij de SVB een digitaal aanvraagformulier aanvragen. Dit kan ook via de werkgever.
Omdat de SVB niet alle aanvragen direct kan afhandelen, kan voor aanvragen tot en met 30 juni 2024 terugwerkende kracht worden verleend voor maximaal één jaar. Dit betekent dat een aanvraag met ingangsdatum 1 juli 2023 uiterlijk nog op 30 juni 2024 kan worden ingediend. Voorwaarde voor deze lange terugwerkende kracht is dat de telewerker in de periode vanaf 1 juli 2023 alleen in Nederland premies voor de sociale zekerheid betaalt.
Let op!
Vanaf 1 juli 2024 bedraagt de terugwerkende kracht nog maar maximaal drie maanden. Tijdens die drie maanden moet de telewerker alleen in Nederland premies voor de sociale zekerheid betalen.
1.4 Afspraken over grensoverschrijdend thuiswerken
Nederland-België
Over de belastingheffing als gevolg van grensoverschrijdend thuiswerken, zijn vanaf 8 december 2023 afspraken gemaakt met België. De afspraken gaan over het vaststellen van een vaste inrichting.
Van een vaste inrichting kan sprake zijn als een onderneming in het buitenland over een ruimte beschikt die duurzaam voldoende faciliteiten heeft – denk aan personeel en materieel – om als zelfstandige onderneming te functioneren.
Het thuiswerken van een Belgische werknemer zou ertoe kunnen leiden dat voor de Nederlandse werkgever in België een vaste inrichting ontstaat. Op dezelfde wijze kan voor een Belgische werkgever een vaste inrichting in Nederland ontstaan door het thuiswerken van een Nederlandse werknemer. Dit is niet altijd gewenst. Zo ontstaat bij een vaste inrichting vennootschapsbelastingplicht in het woonland van de werknemer voor de winst die vanuit die vaste inrichting wordt behaald. Ook wordt een werkgever bij een vaste inrichting inhoudingsplichtig voor loonheffing van de thuiswerkende werknemer in het woonland.
In een op 8 december 2023 gepubliceerde overeenkomst tussen Nederland en België zijn daarom verschillende factoren vastgelegd waarmee beoordeeld kan worden of wel of niet sprake is van een vaste inrichting.
Naast de verschillende factoren is ook nog de volgende praktische handreiking vastgelegd:
- Werkt de werknemer gedurende een jaar 50% of minder van de arbeidstijd vanuit huis, dan is in ieder geval geen sprake van een vaste inrichting.
- Werkt de werknemer gedurende een jaar meer dan 50% van de arbeidstijd vanuit huis, dan kan sprake zijn van een vaste inrichting. Of in zo’n geval sprake is van een vaste inrichting, is afhankelijk van de factoren die in de overeenkomst zijn vastgelegd.
Hiermee sluiten de afspraken voor de sociale zekerheid en de belastingheffing op elkaar aan voor werknemers die wonen in België en werken in Nederland en vice versa.
Nederland-Duitsland
De Nederlandse regering heeft geprobeerd om met Duitsland vergelijkbare afspraken te maken. Duitsland is echter op korte termijn alleen bereid om een beperkte dagendrempel af te spreken. Over een verdergaande regeling is helaas geen akkoord bereikt. Dit betekent dat een afstemming tussen de sociale zekerheid en de belastingheffing zoals die met België is afgesproken, met Duitsland voorlopig waarschijnlijk niet tot stand zal komen. Nederland blijft zich wel inzetten om dit internationaal op de agenda te houden en te proberen de afspraken te verduidelijken in EU- en OESO-verband.
1.5 Oekraïense werknemers in de loonadministratie
Veel werkgevers hebben inmiddels Oekraïners in dienst genomen. We zetten daarom de belangrijkste aspecten voor deze doelgroep op een rij.
Algemeen
Bij het werven van buitenlands personeel moeten werkgevers zich aan bepaalde wetten en regels houden. Door de Richtlijn Tijdelijke Bescherming kunnen gevluchte Oekraïners in ieder geval tot 4 maart 2025 in de Europese Unie verblijven zonder dat zij asiel hoeven aan te vragen.
Op de site van de IND wordt aangegeven voor wie de Richtlijn Tijdelijke Bescherming precies van toepassing is.
Als een Oekraïner is ingeschreven bij de gemeente, dan verstrekt de IND een bewijs van verblijf. Dit bewijs is een sticker in het paspoort of een los pasje (O-document). Staat op de sticker of het pasje een geldigheidsdatum tot 4 maart 2023 of 4 maart 2024, dan heeft de Oekraïner van de IND een verlengingsbrief gekregen waarmee de sticker of het pasje geldig blijft tot 4 maart 2025.
Om te mogen werken, is dit bewijs van verblijf nodig, waarmee de Oekraïner kan laten zien dat hij/zij in Nederland mag zijn.
Tewerkstellingsvergunning
U hoeft als werkgever voor Oekraïners geen tewerkstellingsvergunning aan te vragen. Er gelden wel voorwaarden:
- De werknemer heeft een arbeidsovereenkomst.
- De werknemer heeft de Oekraïense nationaliteit en kan de sticker of het pasje
(O-document) samen met de verlengingsbrief laten zien. - Werkgevers moeten de werknemer melden bij het UWV, uiterlijk twee werkdagen voor de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Daarbij geeft u informatie over de werkzaamheden, de werkuren en de werkplek.
Let op!
Niet of niet-tijdige melding is een overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen.
Mensen die niet de Oekraïense nationaliteit hebben, maar in Oekraïne verbleven met een permanente verblijfsvergunning of met internationale bescherming (bijvoorbeeld als erkend vluchteling), hebben ook een verlenging tot 4 maart 2025 gekregen. Datzelfde geldt voor mensen die recht hebben op de tijdelijke bescherming omdat een gezinslid onder de richtlijn valt. Zij hebben in februari 2024 een brief gekregen dat ze een nieuw pasje (Vreemdelingen Identiteitsbewijs Type O) kunnen ophalen dat geldig is tot 4 maart 2025.
Let op!
Verblijft de werknemer al ten minste zes maanden in Nederland? En heeft u het volledige verblijfsadres van uw werknemer in Nederland? Dan mag u er voor de loonheffingen van uitgaan dat dat adres de fiscale woonplaats is en dat Nederland het fiscale woonland is. U past de loonbelastingtabel toe voor een inwoner van Nederland. Voor de aangifte inkomstenbelasting van de Oekraïner kan dit mogelijk anders uitpakken, omdat de exacte woonplaats vastgesteld moet worden.
1.6 Nieuwe werkvergunning voor asielzoekers aanvragen
Sinds 29 november 2023 mogen werkvergunningen van asielzoekers langer gelden dan 24 weken. Als een werkgever nog beschikt over een lopende vergunning kan hij wellicht een nieuwe vergunning aanvragen.
De werkvergunning van een asielzoeker mag nu gelden voor de maximale duur van het Vreemdelingen Identiteitsbewijs (W-document). Als het W-document langer geldig is dan de huidige werkvergunning, kan de werkgever dus een nieuwe werkvergunning aanvragen. Dit kan via het werkgeversportaal. De nieuwe vergunning kan dan aansluiten op de eerder verleende vergunning. Er zit geen wachttijd tussen de twee vergunningen.
Let op!
Asielzoekers mogen pas aan het werk als hun asielaanvraag minstens zes maanden in behandeling is.
Bij vragen over werkvergunningen of werknemers uit het buitenland kan het Landelijk Steunpunt Arbeidsmigratie (LSA) ondersteuning bieden. Het LSA kan de werkgever ondersteunen vanaf het begin van de zoektocht naar nieuwe werknemers.
Tip!
Het LSA komt soms met verrassende adviezen over werknemers binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, die zonder werkvergunning aan het werk kunnen.